Dofinansowanie szkoleń w 2026 roku daje firmom realną możliwość ograniczenia kosztów rozwoju pracowników, ale wymaga znacznie większej uwagi niż jeszcze kilka lat temu. Zmieniły się zasady Krajowego Funduszu Szkoleniowego, poszerzył się krąg osób, które mogą korzystać ze wsparcia, a Baza Usług Rozwojowych stała się jeszcze ważniejszym elementem całego systemu. W praktyce sukces zależy dziś nie tylko od wyboru dobrego szkolenia, lecz także od dopasowania go do priorytetów, poprawnego wniosku i właściwej kolejności działań. Poniżej wyjaśniamy cały proces krok po kroku.
KFS i BUR w 2026 roku – dwa mechanizmy, które coraz częściej się łączą
Na początku warto uporządkować pojęcia, ponieważ określenia „dofinansowanie z BUR” i „dofinansowanie z KFS” bywają używane tak, jakby chodziło o dwa identycznie działające programy. Tak nie jest.
Krajowy Fundusz Szkoleniowy, czyli KFS, jest instrumentem finansowanym ze środków Funduszu Pracy. Jego zadaniem jest wspieranie kształcenia ustawicznego osób pracujących. Środki są przyznawane przez właściwe powiatowe urzędy pracy w ramach naborów prowadzonych w ciągu roku. Wnioskodawca musi więc obserwować urząd właściwy ze względu na siedzibę albo miejsce prowadzenia działalności, sprawdzić dostępny limit, priorytety i termin naboru, a następnie złożyć wniosek elektroniczny.
Baza Usług Rozwojowych, czyli BUR, jest natomiast ogólnopolskim systemem prowadzonym przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości. W bazie publikowane są m.in. szkolenia, kursy, usługi doradcze, coachingowe czy studia podyplomowe. Samo znalezienie usługi w BUR nie oznacza jednak automatycznego uzyskania dotacji. Finansowanie jest uruchamiane przez operatorów regionalnych albo w ramach programów ogólnokrajowych, a zasady zależą m.in. od województwa, statusu uczestnika, wielkości przedsiębiorstwa i konkretnego projektu.
W 2026 roku oba mechanizmy są ze sobą mocniej związane niż wcześniej. Realizatorem szkolenia finansowanego z KFS może być instytucja posiadająca odpowiedni wpis do BUR. Z perspektywy firmy oznacza to, że BUR nie jest już tylko jedną z możliwych dróg pozyskania dofinansowania. Jest także ważnym punktem weryfikacji dostawcy szkolenia w przypadku ubiegania się o środki z KFS.
KFS w 2026 roku – nowe zasady, uczestnicy i priorytety
Jedną z najważniejszych zmian jest rozszerzenie grupy osób, których kształcenie może zostać objęte finansowaniem. Z KFS mogą korzystać nie tylko pracownicy i pracodawcy, lecz także osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz osoby świadczące usługi na podstawie umów cywilnoprawnych. To szczególnie istotne dla małych firm, jednoosobowych działalności oraz organizacji, które współpracują ze specjalistami w elastycznych modelach zatrudnienia.
Jednocześnie wnioskodawca musi spełnić warunek związany z Funduszem Pracy. Co do zasady z KFS mogą korzystać podmioty, które przez co najmniej sześć miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień złożenia wniosku opłacały składki na Fundusz Pracy albo są z ich opłacania zwolnione z mocy prawa. Istotne są również brak zaległości publicznoprawnych oraz inne warunki formalne wskazane w przepisach i dokumentacji naboru.
Zmienił się także poziom finansowania. Podmiot, który nie zatrudnia pracowników albo zatrudnia nie więcej niż 9 osób w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, może otrzymać do 90% kosztów kształcenia. Dla pozostałych podmiotów wsparcie może wynieść do 70%. W obu przypadkach obowiązuje dodatkowy limit: dofinansowanie na jednego uczestnika nie może przekroczyć 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym.
Od 2026 roku istnieją również roczne limity dla jednego wnioskodawcy. Są one uzależnione od wielkości zatrudnienia i wynoszą maksymalnie równowartość 4-, 8-, 12- albo 14-krotności przeciętnego wynagrodzenia. Najniższy limit dotyczy podmiotów bez pracowników i zatrudniających do 9 osób, kolejne odpowiednio podmiotów zatrudniających od 10 do 49, od 50 do 249 oraz powyżej 249 osób. To oznacza, że przy planowaniu większego projektu szkoleniowego trzeba kontrolować nie tylko koszt przypadający na pojedynczego uczestnika, ale również roczny limit całej organizacji.
W praktyce katalog uczestników jest dziś szerszy, ale nadal warto odróżnić osobę objętą szkoleniem od podmiotu, który składa wniosek. Wniosek składa uprawniony podmiot, natomiast uczestnikiem może być pracownik, pracodawca, przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność albo osoba wykonująca pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej.
Co ważne, po zakończeniu kształcenia pojawiają się obowiązki związane z utrzymaniem zatrudnienia lub działalności. Co do zasady podmiot powinien utrzymać zatrudnienie osoby objętej finansowaniem przez co najmniej trzy miesiące od zakończenia kształcenia. W przypadku przedsiębiorcy korzystającego ze wsparcia obowiązek dotyczy niezawieszania i niekończenia działalności w tym okresie, z przewidzianymi w przepisach wyjątkami. Analogicznie uregulowana jest dalsza współpraca z osobą świadczącą usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej.
Przy przygotowywaniu wniosku szczególne znaczenie mają priorytety KFS na 2026 rok.
Priorytety ministra właściwego do spraw pracy obejmują cztery obszary. Pierwszy dotyczy poprawy zarządzania i komunikacji w firmie, w szczególności przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi, rozwoju dialogu społecznego, partycypacji pracowniczej i integracji w miejscu pracy. Drugi obejmuje rozwój kompetencji i kwalifikacji w zawodach uznanych za deficytowe w danym powiecie lub województwie.
Trzeci priorytet ma szczególne znaczenie dla firm przechodzących transformację technologiczną. Obejmuje kształcenie związane z wdrażaniem nowych procesów, technologii i narzędzi pracy, ze szczególnym uwzględnieniem umiejętności cyfrowych, sztucznej inteligencji i kompetencji zielonych. Czwarty dotyczy m.in. sektora usług zdrowotnych i opiekuńczych oraz pracowników spółdzielni socjalnych i przedsiębiorstw społecznych.
Nie należy jednak zatrzymywać się na tej liście. W zależności od województwa i powiatu mogą obowiązywać dodatkowe obszary wsparcia, np. dla osób 45+ lub 50+, osób powracających na rynek pracy po opiece nad dzieckiem, określonych branż, młodszych pracowników albo zawodów szczególnie potrzebnych lokalnie.
Priorytety ogólnopolskie, wojewódzkie i powiatowe są traktowane jako równorzędne, dlatego czasem szkolenie, które nie wpisuje się w jeden z priorytetów ministerialnych, może bardzo dobrze odpowiadać priorytetowi regionalnemu.
Wytyczne na 2026 rok przewidują ocenę punktową, a finansowanie nie jest przyznawane wyłącznie według kolejności zgłoszeń. Oznacza to, że złożenie wniosku w pierwszych minutach naboru nie zastąpi dobrego uzasadnienia i zgodności z kryteriami.
KFS krok po kroku – jak przygotować i złożyć wniosek w 2026 roku?
Krok 1: zdiagnozuj potrzebę szkoleniową. Najpierw określ problem lub cel biznesowy. Czy firma wdraża nowe narzędzia? Potrzebuje poprawić sprzedaż, komunikację, zarządzanie, analizę danych? Czy rozwój kompetencji wynika z nowych obowiązków uczestników? Im bardziej konkretny punkt wyjścia, tym łatwiej później uzasadnić wniosek.
Krok 2: sprawdź właściwy urząd i aktualny nabór. W 2026 roku wnioski KFS składane są elektronicznie za pośrednictwem indywidualnego konta na praca.gov.pl. Właściwość urzędu wiąże się z siedzibą podmiotu albo miejscem prowadzenia działalności. Terminy naborów są lokalne, dlatego nie istnieje jedna ogólnopolska data, w której wszystkie firmy składają dokumenty.
Krok 3: porównaj potrzebę z priorytetami. Sprawdź jednocześnie priorytety ministerialne, wojewódzkie i powiatowe. Nie dopasowuj szkolenia do priorytetu wyłącznie poprzez zmianę nazwy. Urząd może oceniać program, cele, grupę uczestników i uzasadnienie.
Krok 4: wybierz realizatora posiadającego wymagany wpis do BUR. W przypadku szkolenia finansowanego z KFS realizator musi spełniać wymogi dotyczące wpisu do Bazy Usług Rozwojowych. Warto sprawdzić nie tylko samą obecność firmy w bazie, ale także doświadczenie, program, liczbę godzin, formę realizacji i adekwatność ceny.
Krok 5: przygotuj dane i dokumenty. Wniosek obejmuje m.in. informacje o wnioskodawcy, planowanych usługach, okresie ich realizacji, uczestnikach, kosztach, kwocie wnioskowanej i wkładzie własnym. Trzeba także uzasadnić potrzebę kształcenia i wybór realizatora. Rozporządzenie wymaga m.in. programu kształcenia zawierającego nazwę, liczbę godzin, cele, plan nauczania oraz formę zaliczenia albo sposób weryfikacji efektów.
Krok 6: uzasadnij cenę. To element, który łatwo zlekceważyć. Wniosek obejmuje informację o koszcie usługi na osobę w porównaniu z podobnymi usługami rynkowymi. Jeśli szkolenie ma charakter unikatowy i trudno znaleźć bezpośrednie porównanie, trzeba to szczegółowo wyjaśnić. Wysoka cena nie musi automatycznie przekreślać wniosku, ale powinna być racjonalna i powiązana z zakresem, czasem, poziomem specjalizacji czy formą pracy.
Krok 7: nie rozpoczynaj szkolenia przed podpisaniem umowy. KFS nie służy do refundowania działań rozpoczętych wcześniej. Z finansowania wyłączone są m.in. działania rozpoczęte przed podpisaniem umowy, koszty sfinansowane z innych środków publicznych oraz kształcenie, które pracodawca ma obowiązek zapewnić na podstawie innych przepisów.
Krok 8: zrealizuj i rozlicz szkolenie zgodnie z umową. Rozliczenie może wymagać m.in. list osób, dokumentów potwierdzających ukończenie kształcenia, dokumentów księgowych oraz potwierdzeń zapłaty. Dlatego jeszcze przed rozpoczęciem szkolenia należy ustalić, jakie dokumenty będą potrzebne na końcu.
BUR w 2026 roku – jak działa dofinansowanie i jak je uzyskać?
W przypadku BUR podstawowym błędem jest traktowanie bazy jak instytucji, która bezpośrednio wypłaca przedsiębiorcy dofinansowanie. BUR jest systemem, w którym znajdują się usługi i dostawcy, natomiast pieniądze są dystrybuowane poprzez konkretne projekty oraz operatorów.
W perspektywie finansowej 2021–2027 na rozwój kompetencji i kwalifikacji za pośrednictwem BUR przeznaczono prawie 7 mld zł. Środki pochodzą z programów regionalnych oraz programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego. Regionalne projekty umożliwiają finansowanie usług dla przedsiębiorców i pracowników mikro, małych i średnich firm, a także – zależnie od projektu – dla osób dorosłych uczących się z własnej inicjatywy. Poziom wsparcia może sięgać nawet 100%, ale nie jest to stawka gwarantowana dla każdego uczestnika i każdej usługi.
W 2026 roku zmieniło się również samo funkcjonowanie BUR. Od 1 stycznia dostęp do kont odbywa się przez login.gov.pl. Jednocześnie wszyscy dostawcy usług funkcjonujący w bazie muszą spełniać jednolite wymagania przewidziane dla podmiotów świadczących usługi rozwojowe. Od 5 maja 2026 r. wprowadzono również Standard usługi rozwojowej i zaktualizowany Regulamin BUR dla nowych ofert publikowanych od tej daty.
Procedura uzyskania dofinansowania zależy od projektu i operatora, ale typowa kolejność wygląda następująco.
Krok 1: ustal, z jakiego projektu możesz skorzystać. Zacznij od listy operatorów i programów dla swojego regionu albo od konkursów ogólnopolskich. Sprawdź, czy projekt jest skierowany do przedsiębiorców, pracowników, osób dorosłych czy konkretnej grupy zawodowej.
Krok 2: przeczytaj regulamin przed wyborem szkolenia. Kolejność ma znaczenie. W części projektów najpierw trzeba zgłosić się do operatora i uzyskać prawo do wsparcia, a dopiero potem zapisać na usługę. Samodzielne opłacenie szkolenia przed przejściem wymaganej procedury może pozbawić uczestnika możliwości rozliczenia kosztu.
Krok 3: załóż konto w BUR i utwórz właściwy profil. Od 2026 roku logowanie odbywa się przez login.gov.pl. Jeżeli firma deleguje pracowników, zapis powinien być dokonany z profilu pracodawcy. W przypadku jednoosobowej działalności również wykorzystuje się profil pracodawcy, a przedsiębiorca może wskazać siebie jako uczestnika.
Krok 4: znajdź usługę z możliwością dofinansowania. Sprawdź kartę usługi, terminy, cenę, liczbę godzin, formę szkolenia, cele i efekty uczenia się. Jeżeli wybrane szkolenie nie jest jeszcze opublikowane, warto skontaktować się z dostawcą i sprawdzić możliwość przygotowania odpowiedniej karty usługi zgodnie z wymaganiami systemu i operatora.
Krok 5: uzyskaj dokument lub identyfikator wsparcia od operatora. Szczegóły różnią się pomiędzy projektami. W praktyce operator potwierdza przyznanie dofinansowania, zawiera odpowiednią umowę albo nadaje identyfikator wsparcia, który następnie jest wykorzystywany przy zapisie uczestnika.
Krok 6: zapisz uczestników zgodnie z procedurą BUR. W przypadku usługi z dofinansowaniem profil pracodawcy umożliwia przypisanie odpowiedniego ID wsparcia do uczestnika. Trzeba uważać, aby uczestnik nie zapisywał się samodzielnie z niewłaściwego profilu, jeśli projekt wymaga zapisu przez pracodawcę.
Krok 7: zrealizuj usługę i dopełnij obowiązków po szkoleniu. Mogą one obejmować potwierdzenie obecności, osiągnięcie wymaganego poziomu frekwencji, wypełnienie ankiety w BUR, dokumentację efektów uczenia się i przedstawienie operatorowi dokumentów rozliczeniowych. Szczegółowe warunki zawsze wynikają z regulaminu projektu.
KFS czy BUR – którą ścieżkę wybrać dla firmy?
KFS jest naturalnym kierunkiem dla firm, które chcą rozwijać kompetencje osób pracujących i potrafią dobrze powiązać szkolenie z potrzebami stanowiska, zmianami technologicznymi albo priorytetami rynku pracy. Jego zaletą jest jasny mechanizm procentowy – do 90% lub do 70% kosztów w zależności od wielkości podmiotu – ale dostępność środków zależy od budżetu konkretnego urzędu i naboru.
Programy wykorzystujące BUR bywają bardziej zróżnicowane. Mogą oferować bardzo wysoki poziom finansowania i obejmować zarówno przedsiębiorców, pracowników, jak i osoby dorosłe. Jednocześnie trzeba uwzględnić regulamin operatora, limity, grupę docelową i dostępność projektu w danym regionie.
Nie należy więc zaczynać od pytania: „KFS czy BUR jest lepszy?”. Lepsze pytanie brzmi: „z którego mechanizmu nasza organizacja może obecnie skorzystać i który najlepiej odpowiada planowanemu szkoleniu?”.
W przypadku KFS znaczenie mają m.in. priorytety, dostępność środków w urzędzie, wielkość firmy i zgodność szkolenia z potrzebami zawodowymi uczestnika. W projektach BUR istotne będą natomiast warunki konkretnego operatora, grupa docelowa, region oraz limity finansowe przypisane do projektu.
Warto również pamiętać, że nie zawsze trzeba dokonywać wyboru na poziomie samego dostawcy szkolenia. Firma szkoleniowa obecna w BUR może realizować usługi zarówno dla uczestników korzystających z regionalnego projektu BUR, jak i dla klientów finansujących szkolenie z KFS.
Grupa Szkoleniowa SOLBERG jest dostawcą usług obecnym w Bazie Usług Rozwojowych, a w jej ofercie znajdują się szkolenia możliwe do objęcia dofinansowaniem. Dzięki temu przedsiębiorstwo planujące rozwój pracowników może najpierw określić potrzebę szkoleniową, a następnie sprawdzić, która ścieżka finansowania jest w danym momencie dostępna.
Najczęstsze błędy i jak zwiększyć szansę na dofinansowanie
Najczęstsze problemy da się sprowadzić do kilku powtarzalnych sytuacji. Firma wybiera szkolenie bez wcześniejszej diagnozy potrzeb, zakłada, że sama obecność usługi w BUR gwarantuje finansowanie, albo próbuje dopasować program do priorytetu dopiero na etapie pisania wniosku.
Równie ryzykowna jest niewłaściwa kolejność działań: rozpoczęcie zajęć, dokonanie płatności lub związanie się z usługą przed uzyskaniem wymaganej zgody.
Trzeba także pilnować pełnej spójności danych – ceny, liczby godzin, terminów, programu, uczestników i danych realizatora – we wniosku, karcie usługi i dokumentach rozliczeniowych. Dofinansowanie nie kończy się na decyzji o przyznaniu środków; równie ważne są realizacja, płatność i rozliczenie zgodne z warunkami umowy.
Osobnym problemem jest nieuwzględnianie ceny rynkowej. W KFS urząd bierze pod uwagę koszt usługi w porównaniu z podobnymi ofertami. Z kolei w BUR karta usługi prezentuje szczegółowe parametry oferty, a system umożliwia także porównywanie cen. Wysoka cena powinna więc mieć biznesowe i merytoryczne uzasadnienie.
Kolejny błąd pojawia się już po przyznaniu środków: firma traktuje decyzję o dofinansowaniu jak koniec procedury. Tymczasem trzeba jeszcze wykonać szkolenie zgodnie z warunkami, zebrać dokumentację, dokonać płatności w wymagany sposób, rozliczyć projekt i – w przypadku KFS – pamiętać o obowiązkach dotyczących zatrudnienia lub prowadzenia działalności po zakończeniu kształcenia.
Jak zwiększyć szansę na pozytywną decyzję?
Najważniejszy jest precyzyjny opis efektu. Zamiast pisać, że „pracownik podniesie kwalifikacje”, lepiej wskazać, co będzie potrafił zrobić po szkoleniu i jaki problem organizacyjny dzięki temu zostanie ograniczony.
W przypadku szkolenia z Excela może to być automatyzacja raportowania i skrócenie czasu analizy danych. W przypadku szkolenia menedżerskiego – poprawa delegowania, prowadzenia informacji zwrotnej czy zarządzania konfliktem. W szkoleniu sprzedażowym – uporządkowanie procesu prospectingu, negocjacji lub prezentacji oferty.
Wniosek jest silniejszy, gdy pokazuje logiczny ciąg:
potrzeba biznesowa → brakująca kompetencja → odpowiednie szkolenie → konkretna zmiana w sposobie wykonywania pracy.
Kolejnym ważnym elementem jest wybór realizatora na odpowiednio wczesnym etapie. Doświadczony dostawca powinien umieć przekazać program, liczbę godzin, cele, efekty uczenia się, cenę i dane wymagane do dokumentacji.
W przypadku KFS istotny jest aktualny wpis realizatora do BUR, a w przypadku finansowania poprzez operatora BUR – prawidłowa karta usługi.
Warto także odpowiednio wcześnie sprawdzić terminy. Nabory KFS mogą trwać krótko, a projekty BUR mogą okresowo wstrzymywać przyjmowanie zgłoszeń po wyczerpaniu środków. Firma, która zaczyna szukać finansowania dopiero kilka dni przed planowanym szkoleniem, znacząco ogranicza swoje możliwości.
Najlepszym rozwiązaniem jest więc połączenie planowania rozwoju kompetencji z planowaniem finansowania. Najpierw określić, czego organizacja naprawdę potrzebuje, następnie sprawdzić dostępne mechanizmy, a dopiero później ustalić termin i sposób realizacji szkolenia.
Dofinansowanie to narzędzie, nie cel sam w sobie
Dobra kolejność jest prosta: diagnoza potrzeb, wybór kompetencji, sprawdzenie dostępnych źródeł finansowania, wybór właściwej usługi i dostawcy, przygotowanie dokumentów, uzyskanie decyzji, a dopiero później realizacja szkolenia.
Dzięki temu dofinansowanie wspiera zaplanowany rozwój firmy, zamiast decydować o tym, czego pracownicy będą się uczyć.
To ważne rozróżnienie. Najtańsze szkolenie albo program objęty najwyższym procentem dofinansowania nie musi być najlepszą inwestycją, jeśli nie odpowiada rzeczywistym potrzebom organizacji.
Celem nie powinno być więc samo „zdobycie dotacji”, lecz wykorzystanie dostępnych środków do sfinansowania rozwoju, który i tak ma uzasadnienie biznesowe.
Grupa Szkoleniowa SOLBERG realizuje szkolenia otwarte, zamknięte i online, a jej oferta jest obecna w Bazie Usług Rozwojowych. Przy wyborze szkolenia warto od razu zweryfikować zarówno możliwość dopasowania programu do potrzeb organizacji, jak i aktualną ścieżkę dofinansowania.
To znacznie prostsze niż próba dopasowania formalności dopiero wtedy, gdy termin szkolenia jest już bliski.
Uwaga: zasady operatorów BUR, terminy naborów i lokalne kryteria KFS mogą zmieniać się w ciągu roku. Przed złożeniem wniosku należy zawsze sprawdzić aktualny regulamin właściwego operatora lub komunikat właściwego urzędu pracy.
